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Déclaration obligatoire Limosa

Depuis le 1er avril 2007, une déclaration obligatoire Limosa s’applique aux travailleurs, indépendants et aux stagiaires détachés en Belgique. Limosa est l’acronyme de «Landenoverschrijdend Informatiesysteem ten behoeve van Migratieonderzoek bij de Sociale Administratie» (système d’information transfrontalier en vue de la recherche en matière de migration auprès de l’administration sociale).

Grâce à cette déclaration préalable, le gouvernement belge conserve une meilleure vision de la présence en Belgique de salariés, d'indépendants et de stagiaires étrangers.

Cette déclaration remplace notamment l’ancienne déclaration de mise à disposition et simplifie les obligations administratives lors du détachement de travailleurs en Belgique.

Qui est soumis à la déclaration obligatoire?

Salariés détachés

La déclaration obligatoire Limosa s’applique à tous les salariés qui viennent travailler temporairement ou partiellement en Belgique et qui, en principe, ne sont pas soumis à la sécurité sociale belge. 

La définition de salarié détaché s’inspire de la définition en droit du travail de la loi du 5 mars 2002 concernant la mise à disposition de travailleurs dans le but de fournir des services, mais couvre un spectre plus large. Il s’agit donc de travailleurs qui viennent effectuer temporairement en Belgique des prestations de travail contre rémunération et sous l’autorité de leur employeur. Ces travailleurs travaillent habituellement sur le territoire d’un autre pays que la Belgique ou ont été engagés dans un pays autre que la Belgique.

À titre d’exemple: un carreleur roumain au service d’une société roumaine, qui travaille habituellement en Roumaine, vient  travailler pendant 3 mois dans un bâtiment en Belgique pour un client belge de son employeur roumain.

Attention!

Les frontaliers ne tombent pas sous le coup de l’obligation de déclaration. Dans ce cas, il s’agit en effet de travailleurs qui vivent à l’étranger et qui travaillent uniquement en Belgique pour un employeur belge ou étranger et pour une durée indéterminée. Cette catégorie de personnes ne répond pas à la définition des travailleurs détachés.
Les travailleurs qui sont régulièrement au service d’un employeur belge sur le territoire de différents pays, comme les représentants de commerce, ne sont pas visés par ces dispositions et ne sont donc pas soumis à l’obligation de déclaration.

Enfin, l’obligation de déclaration s’impose à l’employeur, personne physique ou morale, qui emploie les travailleurs détachés. Il s’agit de tous les employeurs qui détachent des travailleurs en Belgique, indépendamment du pays où ils sont établis.

Indépendants

La déclaration obligatoire s’appliquait aussi aux indépendants et aux stagiaires indépendants qui venaient travailler temporairement ou partiellement en Belgique, sans tenir compte du fait qu’ils étaient soumis ici à la sécurité sociale. Il s’agissait de personnes qui exercent une activité professionnelle, qui ne sont pas liées par un contrat de travail ou par un statut et qui exercent temporairement en Belgique une ou plusieurs activités indépendantes sans résider en permanence dans le pays.

Dans un arrêt du 19 décembre 2012, la Cour européenne de justice a cependant jugé que cette obligation de déclaration constitue un obstacle à la libre circulation des services. Chaque indépendant doit être libre de proposer ses services dans toute l'Europe. À la suite de cet arrêt, un certain nombre de modifications ont été apportées à l’obligation de déclaration Limosa ; ces modifications sont entrées en vigueur le 1er juillet 2013 ; ainsi, une liste raccourcie des données à communiquer a notamment été prévue.

L’obligation de déclaration générale pour les indépendants a également été convertie en une déclaration obligatoire pour les secteurs à risque présentant un risque de fraude supérieur à la moyenne. Cette modification devait entrer en vigueur le 1er janvier 2017, mais la date a été reportée au 1er janvier 2019. La possibilité a été donnée au Roi d’avancer la date d’entrée en vigueur. Le Roi doit encore déterminer les secteurs à risque, notamment après avoir demandé conseil aux partenaires sociaux. Par conséquent, on ne sait pas encore clairement à l’heure actuelle quels secteurs feront partie de cette catégorie.

Qui est exonéré de la déclaration obligatoire?

À cause de la libre circulation des services, certaines catégories de travailleurs sont exclues du régime de la déclaration Limosa. Le plus souvent, l’exonération est liée à la raison pour laquelle une personne se rend en Belgique et à la durée de son séjour dans le pays.

Les catégories suivantes de salariés et d’indépendants détachés sont exonérées de la déclaration obligatoire.

  1. Les travailleurs et les indépendants salariés occupés dans le secteur du transport international des personnes ou des marchandises, à moins que ces salariés effectuent des activités de cabotage sur le territoire belge (c’est-à-dire un transport entre 2 lieux en Belgique). Ainsi est exonérée l’entreprise allemande qui va chercher des marchandises en France pour les livrer à un client en Belgique. Mais la même société allemande qui transporte des marchandises de Gand à Bruxelles ne bénéficie pas de cette exonération. Sont concernés les chauffeurs, pilotes, personnel de cabine, bateliers …

  2. Les salariés et indépendants qui sont détachés en Belgique pour l’assemblage initial ou la première installation d’un bien, qui constitue une composante essentielle d’un contrat pour la livraison de marchandises. Cet assemblage initial doit être nécessaire pour la mise en marche du bien fourni et doit être effectué par les travailleurs qualifiés ou spécialisés de l’entreprise qui fournit le bien, quand la durée des travaux visés ne s’élève pas à plus de 8 jours. Cette dérogation ne vaut toutefois pas pour certaines activités dans le secteur de la construction. Il s’agit d’activités portant sur des immeubles par nature ou par incorporation et qui visent la réalisation, la remise en état, l’entretien, la modification ou l’élimination de constructions (notamment les travaux d’excavation, les travaux de terrassement, la construction, le montage et le démontage d’éléments préfabriqués...).
  3. Les salariés et indépendants qui sont occupés en qualité de techniciens spécialisés par un employeur établi à l’étranger et qui se rendent en Belgique pour effectuer des travaux d’entretien urgents ou des travaux de réparation urgents à des machines ou des appareils. Ces machines ou appareils ont été livrés par leur employeur ou l’indépendant à l’entreprise établie en Belgique au sein de laquelle les réparations ou l’entretien sont effectués. La longueur de leur séjour nécessité par ces activités ne peut dépasser 5 jours par mois calendrier. Par exemple: quand un instrument de mesure d’un laboratoire belge tombe en panne et que l’on fait venir pendant un jour un technicien du fournisseur espagnol de cet appareil, il n’y a pas de déclaration obligatoire pour ce technicien.
  4. Les salariés et indépendants qui viennent en Belgique pour assister à des congrès scientifiques. La dispense vaut pour toute la durée de la présence en Belgique pendant la participation au congrès.
  5. Les salariés et indépendants qui viennent en Belgique pour assister à des réunions en cercle restreint (pour autant que leur présence à ces réunions n’excède pas 60 jours maximum par année calendrier, avec un maximum de 20 jours calendrier consécutifs par réunion). Le site Limosa donne plusieurs exemples de ces réunions en cercle restreint: négociations contractuelles avec un client, tenue de réunions d’évaluation, réunions stratégiques… Les jours de voyage ou les jours consacrés au tourisme avant ou juste après la réunion ne sont pas pris en compte.
  6. Les travailleurs salariés occupés par un pouvoir public, qu’ils soient statutaires ou contractuels.
  7. Les travailleurs salariés occupés par une organisation internationale de droit public établie en Belgique et dont le statut est régi par un traité en vigueur. Il s’agit, par exemple, du personnel de l’OTAN, du Comité international de la Croix-Rouge…
  8. Les membres d’une délégation diplomatique ou consulaire.
  9. Les travailleurs salariés, ayant leur résidence à l’étranger, occupés par un employeur situé à l’étranger et venant en Belgique pour participer à des épreuves sportives internationales ainsi que les arbitres, accompagnateurs, délégués officiels, membres du personnel et autres personnes accréditées ou agréées par des fédérations sportives nationales ou internationales, pour autant que leur séjour nécessité par ces activités, ne dépasse pas la durée de l’épreuve sportive et au maximum, 3 mois par année calendrier. Les sportifs indépendants et leurs accompagnateurs indépendants dont la résidence principale n’est pas en Belgique sont également exonérés de la déclaration à la condition qu’ils ne séjournent pas plus de 3 mois dans le pays.
  10. Les artistes de réputation internationale ainsi que leurs accompagnateurs dont la présence est requise en Belgique pour leurs activités, pour autant que leur séjour nécessité par ces activités ne dépasse pas 21 jours par trimestre. Cette exonération s’applique également aux artistes indépendants et à leurs accompagnateurs indépendants qui n’ont pas de résidence principale en Belgique. Par exemple, un peintre français qui expose dans une galerie belge.
  11. Les chercheurs et les membres d’une équipe scientifique résidant à l’étranger et occupés par une université ou une institution scientifique établie à l’étranger, qui participent en Belgique à un programme scientifique dans une université d’accueil ou une institution scientifique, pour autant que leur séjour nécessité par ces activités, ne dépasse pas 3 mois par année calendrier.

Une exception est prévue spécifiquement pour les hommes d’affaires indépendants qui se rendent en Belgique pour autant que la durée du séjour nécessité par leurs activités ne dépasse pas 5 jours par mois calendrier. Les administrateurs et les mandataires de société qui se rendent en Belgique pour y assister à des conseils d’administration et des assemblées générales de sociétés sont également exonérés, pour autant que la durée du séjour nécessité par ces activités ne dépasse pas 5 jours par mois calendrier.

Quand, comment et par qui la déclaration doit-elle être effectuée?

La déclaration Limosa peut être effectuée par l’employeur, l’indépendant, le salarié ou même le donneur d’ordre belge. Un préposé de l’employeur étranger peut également effectuer la déclaration, par exemple un secrétariat social. Dans tous les cas, la déclaration doit être faite avant que les activités ne commencent réellement sur le territoire belge.

La déclaration s’effectue de préférence par la voie électronique sur le site www.limosa.be qui contient également toutes les informations nécessaires sur la déclaration Limosa. Avant de pouvoir effectuer la déclaration, il faut créer un compte. Lorsque l’employeur, son préposé ou son mandataire est dans l’incapacité de faire cette déclaration par voie électronique, ils peuvent l’adresser, par fax ou par courrier à l’Office national de sécurité sociale. Mais dans ce cas, la procédure prendra plus de temps.

Si la déclaration est faite par la voie électronique, un accusé de réception (Limosa-1) peut être imprimé immédiatement. 

Si la déclaration est faite par courrier ou par fax, l’ONSS enverra également l’accusé de réception par courrier ou par fax. 

Les salariés détachés ou les indépendants sont dans l’obligation de produire cet accusé de réception à l’utilisateur final ou au donneur d’ordre belge. Dans le cas contraire, le donneur d’ordre belge est tenu de signaler par voie électronique, avant le début de l’occupation de la personne détachée, les données d’identité des personnes qui ne sont pas à même de présenter l’accusé de réception. S’il s’en abstient, le donneur d’ordre belge peut se voir infliger, avec l'employeur ou l’indépendant, des sanctions pénales ou administratives de niveau 4 ou de niveau 3 selon la nature de l’infraction. Il est donc très important que le donneur d’ordre belge contrôle l’accusé de réception.S’il s’en abstient, le donneur d’ordre belge peut se voir infliger, avec l’employeur ou l’indépendant, des sanctions pénales ou administratives de niveau 4 ou de niveau 3 selon la nature de l’infraction. Il est donc très important que le donneur d’ordre belge contrôle l’accusé de réception.

En cas de question ou de problème, il est toujours possible de s’adresser du lundi au vendredi de 7 heures à 20 heures au centre de contact Limosa, au numéro 02 788 51 57.

Contenu de la déclaration Limosa

La déclaration des salariés détachés et des indépendants contient les éléments suivants:

  1. les données d’identification du salarié ou de l’indépendant: les données personnelles, l’adresse et le numéro d’identification (par exemple, le numéro de registre national) ou, pour l’indépendant, son numéro d’identification national ou le numéro de TVA du pays d’origine. Si l’indépendant dispose d’un numéro d’entreprise ou, dans certaines situations, d’un numéro d’identification auprès de la sécurité sociale, cela suffit ;
  2. la date de début du détachement en Belgique; il n’y a pas de maximum prévu ;
  3. la mention indiquant si le travailleur ou l’indépendant accomplit ses activités dans le cadre du détachement  dans le secteur de la construction ou non ;
  4. le lieu où les prestations de travail sont effectuées en Belgique ;
  5. les données d’identification du client belge ou du donneur d’ordre.

Depuis le 1er octobre 2017, une personne de liaison doit également être mentionnée dans la déclaration Limosa; elle sera la personne de contact vis-à-vis des services d’inspection belges.

Pour les salariés détachés, d’autres éléments spécifiques sont prévus:

  1. les données d’identification de l’employeur et de son mandataire si ce dernier effectue la déclaration ;
  2. l'horaire de travail ;
  3. les données d’identification et de contact de la personne de liaison ;
  4. pour les intérimaires, le numéro d’agrément pertinent de l’agence d’intérim étrangère doit être complété ;
  5. la nature des services doit être transmise ;
  6. pour les travailleurs d’une entreprise du bâtiment, il faut déclarer si les travailleurs peuvent bénéficier durant leur travail en Belgique d’un régime équivalent au régime belge relatif à l’octroi des timbres fidélité et des timbres intempéries dans le secteur du bâtiment.

Si le détachement dure plus longtemps qu’annoncé, une nouvelle déclaration doit être faite avant l’expiration de la durée initialement mentionnée. Si en définitive, le détachement ne se prolonge pas, la déclaration doit être annulée au plus tard le jour où ce détachement aurait commencé.

Lorsque le détachement n’intervient pas à la date initialement prévue, le déclarant doit annuler sa déclaration. Un dépassement de la durée déclarée doit également être signalé avant l’expiration de la date initialement déclarée. La procédure à suivre pour cette modification ou cette annulation est identique à celle en vigueur pour la déclaration initiale.

Occupation régulière en Belgique

En pratique, il n’est pas toujours possible ni réalisable de faire une déclaration séparée pour chaque prestation qui est effectuée en Belgique.

C’est pour cette raison qu’il est possible de ne faire qu’une seule déclaration pour les travailleurs salariés détachés ou indépendants détachés qui exercent régulièrement des activités sur le territoire de la Belgique et d’un ou de plusieurs autres pays. Cette déclaration générale est valable pendant 12 mois au maximum.

Cette déclaration simplifiée vise les activités qui sont exercées de façon structurelle dans différents pays dont une partie substantielle en Belgique, en raison de laquelle la personne concernée est présente en Belgique pour de fréquents courts séjours à caractère professionnel. Pensons par exemple à une société française dont les employés français doivent visiter des clients en France, en Belgique et en Allemagne et qui passent environ 40% de leur temps de travail en Belgique.

La déclaration unique ne s’applique pas à des activités dans le secteur de la construction ou dans le secteur du travail intérimaire. Dans ces secteurs, une déclaration séparée pour toutes les activités doit être effectuée.

La déclaration Limosa unique est valable pour une période de 12 mois au maximum et peut être prolongée chaque fois au terme de cette période pour une période consécutive de 12 mois au maximum.

Désignation d’une personne de liaison

Depuis 2002, la Loi relative au détachement (la Loi du 5 mars 2002) a instauré l’obligation de désigner une personne de liaison avec qui les services d’inspection peuvent prendre contact s’ils souhaitent des renseignements sur les travailleurs détachés.

Le rôle spécifique de cette personne de liaison consiste dès lors à tenir à jour les documents sociaux des travailleurs détachés et à les mettre à disposition à la demande de l’inspection.

Depuis octobre 2017, cette obligation a été intégrée à la déclaration LIMOSA. Les données de la personne de liaison doivent être transmises aux pouvoirs publics via la déclaration LIMOSA.

Il s’agit des données suivantes :

  • les nom, prénom et date de naissance de la personne de liaison (le numéro d’identification auprès de la Sécurité sociale suffit à cet effet) ;
  • la qualité dans laquelle la personne de liaison intervient ;
  • son adresse physique et électronique ainsi qu’un numéro de téléphone auquel cette personne est joignable.

Les documents sociaux

Les employeurs belges ont l’obligation de conserver un certain nombre de documents sociaux, comme le règlement de travail, le compte individuel, le registre du personnel... Sur la base de la législation en matière de détachement, l’employeur étranger qui envoie ici des travailleurs devrait en principe conserver les mêmes documents. Une dérogation a cependant été prévue quand une déclaration Limosa est effectuée.

Document Soumis à Limosa Dispensé de Limosa
règlement de travail dispense pendant 12 mois
rédaction et conservation contrats à temps partiel
publicité horaires contrats à temps partiel et conservation des modifications
registre (spécial) du personnel
contrat d’occupation d'étudiant
contrat d’occupation de travailleurs à domicile
convention d’immersion professionnelle
contrat de travail à temps partiel
registre des présences
registre de mesure du temps
compte individuel dispense pendant
12 mois moyennant
présentation d’un
document comparable
dispense
fiche de salaire dispense pendant 12 mois dispense

Les employeurs qui ont fait une déclaration Limosa sont exonérés pendant les 12 premiers mois du détachement de l’obligation de constituer et de conserver un règlement du travail, un registre du personnel et les documents de contrôle pour les travailleurs à temps partiel. Une exonération est encore prévue pour plusieurs documents sociaux qui concernent le salaire (compte individuel et fiche de salaire par période de paiement), à la condition que des documents analogues aient été établis en vertu de la législation du pays d’origine. Si l’employeur ne dispose pas de ces documents, il doit établir un compte individuel et une fiche de salaire.

Les documents comparables doivent être tenus à la disposition des services d’inspection et doivent leur être envoyés à leur demande. Les services d’inspection peuvent demander ces documents dans un délai de 1 an après la fin du détachement.