Le début de la relation de travail Le contrat de travail

Le travail étudiant

Introduction

Comme le travail étudiant est parafiscalement avantageux pendant certaines périodes de l’année pour les entreprises, de nombreux employeurs font appel à des étudiants durant les mois d’été. La pratique montre toutefois que de nombreuses entreprises perdent de vue les règles fiscales, de droit du travail et de sécurité sociale qui s’appliquent à l’emploi des étudiants. Ces règles sont traitées successivement ci-dessous.

En préambule, il faut remarquer que la notion d’étudiant n’est pas définie dans la loi et peut être interprétée au sens large. En principe, on vise les étudiants qui suivent des études secondaires, des études artistiques, des études supérieures techniques, des études supérieures ou universitaires. La loi n’impose pas de limite d’âge. La qualité d’étudiant est en principe levée lorsque les études sont terminées. Si l’étudiant peut prouver qu’il reprendra (ou continuera) d’autres études, il est possible qu’il soit encore occupé comme étudiant pendant les vacances scolaires qui suivent immédiatement la fin de ses études avec un contrat de travail pour étudiants.

Attention!

Certains étudiants ne peuvent être engagés dans les liens d’un contrat d’occupation d’étudiants et doivent être engagées dans le cadre d’un contrat de travail normal:

  • les étudiants qui sont depuis plus de 12 mois sans interruption au service du même employeur: ils doivent être considérés comme des salariés normaux et donc, être occupés dans le cadre d’un contrat de travail classique;
  • les étudiants inscrits dans une école du soir ou qui suivent un enseignement à horaire réduit (moins de 17 heures par semaine);
  • les étudiants qui accomplissent, à titre de stage non rémunéré, des travaux faisant partie de leur programme d’études;
  • les étudiants qui sont toujours soumis à l’obligation scolaire et qui ont donc moins de 16 ans (ou moins de 15 ans);
  • les étudiants qui, en dehors de l’enseignement à temps partiel qu’ils suivent, sont liés soit par un contrat de stage à temps partiel, soit par un contrat de travail à temps partiel, soit par un contrat d’apprentissage industriel ou par un contrat qui a été reconnu par les Classes moyennes, ou encore, les jeunes qui bénéficient d’allocations de transition au titre d’étudiants à temps partiel.

Les étudiants étrangers, c’est-à-dire ceux qui sont originaires d’un État membre de l’Union européenne ou d’un pays qui appartient à l’Espace économique européen, peuvent également être employés dans le cadre d’un contrat de travail étudiant. Sous certaines conditions, dont la possession d’un permis de séjour valable, les étudiants de pays non membres de l’Espace économique européen peuvent aussi être mis au travail pendant les vacances scolaires ou éventuellement pendant l’année scolaire.

En vertu de l’Arrêté royal du 14 juillet 1995, les étudiants qui suivaient une formation en alternance se voyaient privés de la possibilité de conclure un contrat d’occupation d’étudiants. L’Arrêté royal du 10 juillet 2017 a de nouveau apporté un changement à ce niveau. À partir du 1er juillet 2017, les étudiants qui suivent une formation en alternance peuvent conclure un contrat d’occupation d’étudiants sous les conditions suivantes:

  • l’étudiant ne doit pas suivre un enseignement ou une formation ou être présents sur le lieu de travail;
  • l’étudiant ne bénéficie ni d’une allocation de chômage, ni d’une allocation d’insertion;
  • l’étudiant doit fournir les prestations auprès d’un employeur autre que celui auprès duquel il suit sa formation pratique.

Le contrat de travail de l’étudiant

Contenu du contrat de travail

En principe, le contrat de travail de l’étudiant n’est pas un contrat de travail spécial. Selon la nature du travail qui sera presté, le contrat de travail est un contrat d’employé, d’ouvrier, de représentant de commerce ou de travailleur à domicile. Le contrat peut se rapporter à toute période de l’année (tant pendant l’année scolaire que pendant les vacances scolaires).

Le contrat de travail de l’étudiant doit toutefois comporter certaines dispositions spécifiques telles que ce contrat doit être obligatoirement conclu par écrit, au plus tard au moment où l’étudiant prend ses fonctions:

  • l’identité, la date de naissance, le domicile et éventuellement la résidence des parties;
  • la date du début et de la fin de l’exécution du contrat;
  • le lieu d’exécution du contrat;
  • une description concise de la ou des fonctions à exercer;
  • la durée du travail journalière et hebdomadaire;
  • l’applicabilité de la loi concernant la protection de la rémunération des travailleurs;
  • la rémunération convenue et, si cela n’a pas pu être établi au préalable, le mode et la base de calcul de la rémunération;
  • l’époque du paiement de la rémunération;
  • la clause d’essai éventuelle;
  • le lieu de logement si l’employeur s’est engagé à loger l’étudiant;
  • la commission paritaire compétente;
  • l’heure de début et de fin de la journée de travail ordinaire, le moment et la durée des temps de pause, les jours d’interruption régulière du travail;
  • l’endroit où on peut atteindre la personne désignée, en application du Règlement général pour la protection du travail (RGPT), pour prêter les premiers soins et la façon dont on peut l’atteindre;
  • le lieu où se trouve la trousse de secours exigée par le même règlement;
  • le cas échéant, les noms et possibilités de contact des représentants des travailleurs au sein du conseil d’entreprise;
  • le cas échéant, les noms et possibilités de contact des représentants des travailleurs au sein du comité de prévention et de protection au travail;
  • le cas échéant, les noms et possibilités de contact des membres de la représentation syndicale;
  • l’adresse et le numéro de téléphone du (des) service(s) interne et externe de prévention et de protection au travail;
  • l’adresse et le numéro de téléphone de l’inspection des lois sociales du district où l’étudiant est employé.

Lorsque les 8 dernières mentions figurent dans le règlement de travail, il suffit d’y faire référence explicitement dans le contrat d’étudiant. L’étudiant doit recevoir une copie de ce règlement de travail le premier jour de travail. Si l’employeur ne le fait pas, il peut être sanctionné pénalement.

Pour les étudiants, l’employeur doit toujours effectuer une déclaration DIMONA, même lorsqu’ils relèvent de catégories exceptionnelles (extras dans l’horeca, travail occasionnel, travailleurs occasionnels dans l’horticulture,...).

L’employeur doit envoyer une copie du contrat d’étudiant et de la preuve que l’étudiant a reçu le règlement de travail dans les 7 jours suivant le début du contrat à l’inspection des lois sociales.Les employeurs qui ont déjà effectué une déclaration DIMONA, sont dispensés de cette obligation.

Les contrats de travail des étudiants sont conservés à l’endroit où les étudiants sont employés. À la fin de l’occupation, l’employeur est obligé de conserver ces contrats pendant encore 5 ans.

Remarque: la période d’essai
Le contrat de travail étudiant peut prévoir une clause d’essai qui doit être clairement précisée. Sa durée minimale est égale à 7 jours calendrier et ne peut dépasser 14 jours calendrier.

La cessation du contrat d’étudiant

La clause d’essai est supprimée dans les contrats de travail qui sont entrés en vigueur à partir du 1er janvier 2014. La clause d’essai qui, en dépit de cette suppression, serait encore incluse dans un contrat de travail, n’aurait dès lors aucun effet. À cette règle générale, il y a (entre autres) une exception prévue pour les étudiants. Dans ce type de contrat de travail, les 3 premiers jours de travail sont considérés automatiquement comme une période d’essai, sans qu’aucune clause écrite ne soit requise (art. 127 de la loi sur les contrats de travail). Toute clause d’essai ne peut dès lors couvrir qu’une période maximale de 3 jours.

Cessation pendant la période d’essai

Les 3 premiers jours de travail en exécution d’un tel contrat de travail d’étudiant sont considérés comme une période d’essai, durant laquelle chacune des parties pourra mettre fin au contrat sans préavis, ni indemnité (art. 127 de la loi sur les contrats de travail).

Cessation après la période d’essai

S’il est mis fin au contrat de travail d’un étudiant après la période d’essai, les délais de préavis suivants s’appliquent:

Durée du contrat Préavis parl’employeur Préavis par l'étudiant
jusqu’à un mois 3 jours calendrier 1 jour calendrier
plus d'un mois 7 jours calendrier 3 jours calendrier

Le délai de préavis commence à courir le lundi qui suit la semaine au cours de laquelle le préavis a été signifié. L’employeur est tenu – tout comme un travailleur ordinaire – de faire signifier le préavis par lettre recommandée ou par exploit d’huissier.

Cessation en cas de maladie ou d’accident

L’employeur peut mettre fin au contrat d’étudiant si celui-ci souffre d’une incapacité de travail de plus de 7 jours calendrier pour cause de maladie ou d’accident. Il doit toutefois payer une indemnité compensatoire de préavis égale à la durée du délai de préavis ou de la partie encore en cours du délai de préavis.

Cessation à titre de sanction pour non-respect de formalités

L’étudiant peut mettre fin au contrat de travail sans préavis ni indemnité si aucun contrat écrit n’a été rédigé, si ce contrat ne comprend pas toutes les mentions obligatoires, si aucune copie n’a été envoyée à l’inspection des lois sociales ou au cas où les obligations DIMONA n’ont pas été respectées. En revanche, si les formalités précédentes n’ont pas été remplies, l’employeur doit respecter les délais de préavis ordinaires pour un contrat à durée indéterminée.

A quelle rémunération l’étudiant a-t-il droit?

Situation au niveau secotrielÉtudiant < 21 ansÉtudiant >= 21 ans
1. Il existe une rémunération d’étudiant ou des pourcentages de dégressivité pour les étudiants au niveau sectoriel

Oui: voir le barème (*)

Non: passez au point 2

Oui: voir le barème (*)

Non: passez au point 3

2. Il existe des pourcentages de dégressivité pour les

jeunes au niveau sectoriel

Oui: voir le barème (*)

Non: passez au point 3

Sans objet
3. Il existe un barème au niveau sectoriel

Oui: voir le barème (*)

Non: passez au point 4

Oui: voir le barème (*)

Non: passez au point 4

4. Il existe un SMMG

Oui: cf. le SMMG sectoriel (attention! examinez les modalités au niveau sectoriel pour savoir s’il s’applique à l’étudiant de moins de 21 ans).

Uniquement si l’étudiant est mis au travail sous contrat de travail d’au moins 1 mois.

Si l’étudiant est occupé depuis moins de 1 mois, la rémunération est fixée librement.

Non: passez au point 5

Oui: il faut appliquer le SMMG sectoriel (attention: respectez la CCT 43).

Uniquement si l’étudiant est mis au travail sous contrat de travail d’au moins 1 mois. Si l’étudiant est occupé depuis moins de 1 mois, la rémunération est fixée librement.

Non: passez au point 5

5. Il n’existe aucun SMMG

l y a lieu d’appliquer les pourcentages suivants au SMMG national (CCT50):

- 20 ans: 94%
- 19 ans: 88%- 18 ans: 82%- 17 ans: 76%- 16 ans et moins de 16 ans: 70%

Uniquement si l’étudiant est mis au travail sous contrat de travail d’au moins 1 mois.

Si l’étudiant est occupé depuis moins de 1 mois, la rémunération est fixée librement.

Il faut appliquer le SMMG sectoriel.

Uniquement si l’étudiant est mis au travail sous contrat de travail d’au moins 1 mois. Si l’étudiant est occupé depuis moins de 1 mois, la rémunération est fixée librement.

6. L’étudiant travaille depuis moins de 1 mois et il n’y a aucune rémunération (d’étudiant) ou aucun

Rien n’est prévu dans cette situation et la rémunération peut être convenue librement entre l’employeur et l’étudiant.

Rien n’est prévu dans cette situation et la rémunération peut être convenue librement entre l’employeur et l’étudiant.

* Vérifier si le Salaire Moyen Mensuel Minimum Garanti (SMMG) applicable est également respecté.

La durée du travail (Loi de Travail)

La règle générale veut que l’étudiant soit soumis aux mêmes règles que les autres travailleurs. La législation contient toutefois quelques dispositions spécifiques s’appliquant aux jeunes travailleurs de moins de 18 ans. Ainsi, il est notamment stipulé qu’après 4,5 heures de travail, ils doivent avoir une pause de repos d’une demi•heure. S’ils travaillent plus de 6 heures par jour, il faut une pause d’une heure dont une demi-heure doit être prise d’une seule traite. En principe, un étudiant ne peut prester que 8 heures de travail par jour, mais la loi sur le travail prévoit quelques exceptions. D’autres dispositions spécifiques ont été élaborées concernant leur temps de travail, le travail de nuit, le travail supplémentaire, etc.

La sécurité sociale de l’étudiant

La rémunération de l’étudiant est-elle soumise au paiement de cotisations de sécurité sociale?

En principe, la sécurité sociale des travailleurs s’applique également aux étudiants. Par conséquent, leur rémunération est soumise au paiement et à la retenue de cotisations de sécurité sociale.

Toutefois, il y a une exception importante avec pour conséquence que la rémunération des étudiants n’est pas soumise au paiement de cotisations de sécurité sociale, mais uniquement à une petite cotisation de solidarité d’un total de 8,13% (dont 5,42% à charge de l’employeur et 2,71% à charge du travailleur). Les deux conditions suivantes doivent être remplies :

  • l’étudiant est engagé en vertu d’un contrat de travail d’étudiant
  • l’étudiant n’est pas occupé plus de 475 heures ouvrables pendant une année calendrier (par un ou plusieurs employeurs) pendant des périodes où sa présence n’est pas obligatoire dans les institutions d’enseignement

Le calcul s’effectue par année calendrier, sans tenir compte du fait que le contrat de travail étudiant dépasse ou non l’année calendrier.

Si la limite des 475 heures de travail d'étudiant ouvrables est dépassée, l’occupation chez l’employeur où le dépassement se produit est entièrement soumise dès la 476ème heure ouvrable aux cotisations de l’ONSS. Aucune régularisation rétroactive des cotisations ONSS n’aura lieu, à condition que l’employeur indique dans sa DMFA les jours prestés au-delà 475 heures comme jours de travail avec des cotisations ONSS normales.

Une loi du 28 juillet 2011 (M.B. 19 août 2011) a introduit une nouvelle disposition prévoyant un système de contrôle plus efficace pour l’ONSS, un site web Student@Work. Sur cette base, chaque employeur doit introduire une déclaration Multi-Dimona, dans laquelle le nombre de jours de travail étudiant par trimestre doit être indiqué (www.socialsecurity.be/student). Ainsi, les services de contrôle pourront vérifier réellement l’application de la limite des 475 heures. Point positif: l’employeur pourra ainsi également s’assurer du fait que l’étudiant n’a pas dépassé le total de 475 heures (l’employeur pourra contrôler le solde de jours). Le système selon lequel l’étudiant devait lui-même calculer le nombre de jours prestés appartient donc définitivement au passé. L’employeur était alors tributaire de la bonne foi de l’étudiant.

Hormis l’exception générale de la non-soumission des 475 heures, il existe également des cas spéciaux de non-assujettissement à la retenue des cotisations normales de sécurité sociale:

  • le travail occasionnel (il s’agit du travail réalisé pour les besoins du ménage de l’employeur ou de sa famille et pour autant que ce travail ne comporte pas plus de huit heures par semaine chez un ou plusieurs employeurs, par ex. du babysitting);
  • pour un max. de 25 jours par année calendrier: certaines activités dans le secteur socioculturel ou pour des activités sportives (entre autres moniteur de camps de vacances, animateur…) pendant les périodes de vacances scolaires;
  • pour max. 25 jours de travail par année calendrier pendant des périodes déterminées: plantation et récolte du houblon et du tabac, et tri et nettoyage de l’osier.

Allocations familiales

On peut naturellement se demander si les allocations familiales sont conservées quand l’étudiant effectue un travail rémunéré (pendant les vacances).

Ce qui est déterminant ici n’est pas le montant gagné par l’étudiant, mais la période au cours de laquelle il a travaillé et le nombre d’heures qui ont été rémunérées au cours d’un trimestre.

Un étudiant conserve le droit aux allocations familiales dans les cas suivants:

  • Pendant les vacances d’été (troisième trimestre), l’étudiant qui s’apprête à recommencer les cours peut travailler pendant toutes les vacances (juillet, août et septembre), sans limitations d’heures ni de rémunération.
  • Dans le courant de l’année scolaire ou académique (c’est-à-dire pendant le premier, le deuxième et le quatrième trimestre), l’étudiant peut travailler 240 heures au maximum par trimestre. Si l’on dépasse ce plafond trimestriel, on perd le droit aux allocations pour le trimestre entier. Attention! Toutes les heures rémunérées sont prises en compte pour le calcul des 240 heures. Les heures des jours fériés rémunérés aussi, par exemple.
  • L’étudiant qui suit des cours dans l’enseignement à temps partiel conserve le droit aux allocations familiales si les revenus mensuels qu’il tire de son activité rémunérée sont inférieurs à 520,08 euros par mois.

    Le droit aux allocations familiales expire irrévocablement après le 25e anniversaire, indépendamment du fait que le jeune concerné soit encore étudiant.

Aspects fiscaux

La rémunération de l'étudiant est-elle soumise à la retenue du précompte professionnel?

En principe, le précompte professionnel doit être retenu sur le salaire d’un étudiant. Aucun précompte professionnel n’est toutefois dû sur les rémunérations versées ou attribuées à des étudiants lorsque les conditions suivantes sont remplies de façon simultanée:

  • l’étudiant ne travaille pas plus de 475 heures pendant une année calendrier;
  • avec un contrat de travail écrit pour les étudiants;
  • et sans qu’aucune cotisation de sécurité sociale ne soit due sur sa rémunération (à l’exception de la cotisation de solidarité).
  • Si l’étudiant répond à toutes les conditions pour bénéficier de l’exonération des cotisations sociales normales et si aucune cotisation normale n’a effectivement été payée, il ne faut pas retenir de précompte professionnel. Cette règle s’applique à la période de 475 heures dans une année calendrier.

    Quand l’étudiant reste-t-il une personne à charge?

    L’étudiant reste fiscalement à charge de ses parents si au 1er janvier de l’année suivant l’année des revenus, il fait partie du ménage, ne reçoit pas de salaires qui constituent des frais professionnels pour les parents et n’a pas obtenu des ressources supérieures à 3.200 euros nets (4.000 euros bruts) imposables par an (montants année de revenus 2017 – exercice d’imposition 2018). 

    Un enfant d’une personne isolée reste fiscalement à charge s’il ne perçoit pas plus de 4.620 euros nets (soit 5.775 euros bruts) de ressources imposables (montants année de revenus 2017 – exercice d’imposition 2018). Si l’étudiant est fiscalement considéré comme handicapé et est l’enfant d’un parent isolé, il peut percevoir 5.860 euros nets (7.325 euros bruts) (montants année de revenus 2017 – exercice d’imposition 2018).

    En vue de déterminer si les revenus sont inférieurs à ces plafonds, il ne faut pas tenir compte de la première tranche de 2.660 euros des rémunérations perçues par des étudiants dans le cadre de l’exécution d’un contrat d’occupation d’étudiant.

    Attention, les enfants qui effectuent un travail d’étudiant chez leurs parents, pour lequel les parents déduisent le salaire comme frais professionnels, ne sont plus personnes à charge pour leurs parents, et ce, indépendamment du montant du salaire que les parents ont payé à leur enfant pour ce travail d’étudiant.
    revenus il fait partie du ménage et qu’il n’a pas obtenu des ressources supérieures à 5.328,00 euros nets (6.845,51 euros bruts) imposables par an. 

    Un enfant d’une personne isolée reste fiscalement à charge s’il ne perçoit pas plus de 6.748 euros nets (soit 8.669,96 euros bruts) de ressources imposables. Si l’étudiant est fiscalement handicapé et est l’enfant d’un parent isolé, il peut percevoir 7.988 euros nets (10.263,13 euros bruts).