Le début de la relation de travail Le règlement de travail

Mentions obligatoires et facultatives

Les mentions obligatoires

Article 6 et s. de la loi sur les règlements de travail énumère de façon exhaustive les mentions obligatoires qui doivent être reprises dans le règlement de travail.

Si un règlement de travail doit être établi, il doit en tout cas comprendre les mentions obligatoires suivantes:

  1. les horaires de travail (y compris à temps partiel) avec la mention du début et de la fin de la journée de travail, l’horaire et la durée des pauses et les jours d’interruption régulière du travail;

  2. les modes de mesurage et de contrôle du travail pour déterminer la rémunération;
  3. le mode, l’époque et le lieu de paiement de la rémunération;
  4. les noms des membres du conseil d’entreprise;
  5. les noms des membres du comité pour la prévention et la protection au travail;
  6. les noms des membres de la délégation syndicale;
  7. les comportements qui peuvent entraîner la rupture du contrat de travail pour motif grave;
  8. les droits et obligations du personnel de surveillance;
  9. les pénalités, le montant et la destination des amendes et les manquements qu’elles sanctionnent;
  10. les recours ouverts aux travailleurs concernant les sanctions disciplinaires;
  11. les règles de fixation des délais de préavis ou renvoi aux prescriptions légales en la matière;
  12. la durée des vacances annuelles, leurs modalités d’attribution ou la référence aux textes légaux les fixant;
  13. l’endroit où l’on peut atteindre la personne désignée pour donner les premiers soins;
  14. l’endroit où se trouve la boîte de secours;
  15. les noms des médecins désignés par l’employeur à qui peut s’adresser la victime d’un accident de travail;
  16. l’adresse des services régionaux d’inspection compétents;
  17. la mention des CCT conclues au sein de l’entreprise;
  18. la liste des 10 jours fériés légaux;
  19. le régime de pension personnel pour les salariés en l’absence d’organes sociaux;
  20. les coordonnées du Fonds de sécurité d’existence;
  21. les coordonnées du secrétariat social;
  22. les coordonnées du fonds d’allocations familiales;
  23. les coordonnées de la caisse de vacances annuelles;
  24. les coordonnées de l’assureur contre les accidents du travail;
  25. les coordonnées du service externe de Prévention et de protection au travail;
  26. le numéro d’affiliation à l’ONSS;
  27. le numéro de commission paritaire;
  28. l’endroit où est affichée la loi portant sur la Banque carrefour;
  29. la mention des jours de repos pour compenser le travail du dimanche;
  30. le nom du conseiller en prévention du service interne de Prévention et de protection au travail;
  31. le texte complet de la CCT n° 25 concernant l’égalité de rémunération entre hommes et femmes;

  32. les mesures contre la violence et le harcèlement moral ou sexuel;
  33. la possibilité de supprimer ou de modifier le crédit-temps en cas d’absence d’organes sociaux;
  34. la politique de prévention en matière d’alcool et de drogue conformément à la CCT n° 100 dans l’entreprise;

  35. l’attestation de consultation régulière du personnel.
  36. les heures et les modalités d'accès des équipements sociaux.

Ces mentions obligatoires doivent être reprises dans le règlement de travail pour autant que la nature et l’organisation de l’entreprise l’exigent. Par exemple, si l’on ne travaille pas le dimanche dans l’entreprise, les jours de repos compensatoires à ces dimanches ne doivent pas être inclus dans le règlement. Les mentions suivantes méritent plus d’attention:

L’horaire de travail des travailleurs (à temps partiel)

Le règlement de travail doit impérativement mentionner le début et la fin de la journée de travail ordinaire, le moment et la durée des temps de repos et les jours d’interruption régulière du travail (article 6, §1, °1 de la Loi sur les règlements de travail).

Si l’employeur occupe des travailleurs à temps partiel, ces mentions obligatoires doivent être reprises séparément pour chaque régime de travail à temps partiel. Comme la procédure de modification du règlement de travail est peu flexible, il est recommandé de reprendre dans le règlement de travail autant d’horaires de travail à temps partiel que possible. L’inspection des lois sociales est en effet d’avis qu’il n’est pas permis à l’employeur d’annexer des horaires de travail (à temps partiel) et des régimes de travail au règlement de travail sans suivre la procédure de modification du règlement de travail.

La loi sur les règlements de travail offre toutefois une certaine flexibilité en cas de modification temporaire des dispositions du règlement de travail qui règlent le début et la fin de la journée de travail ordinaire et les temps de repos. En cas de modification temporaire de ces dispositions, la procédure de modification du règlement de travail ne doit, en effet, pas être suivie. L’employeur qui souhaite toutefois faire appel à cette dérogation est obligé d’avertir ses travailleurs de cette dérogation au moins 24 heures à l’avance. Cet avis, daté et signé, doit être affiché dans les locaux de l’entreprise et doit mentionner la date d’entrée en vigueur du régime modifié.

Les jours fériés légaux

On sait que le règlement de travail doit mentionner les dates des dix jours fériés légaux. Cette obligation n’est pas imposée par la loi sur les règlements de travail, mais par l’article 13, § 1er, de la loi relative aux jours fériés du 4 janvier 1974. Un employeur doit chaque année avant le 15 décembre faire connaître les jours de remplacement des jours fériés qui tombent un dimanche ou un jour férié. Le même article de la loi oblige aussi l’employeur à conserver en annexe du règlement de travail une copie de l’avis affiché dans l’entreprise reprenant les jours de récupération des jours fériés. Cela vaut encore pour l’avis expliquant les règles applicables pour les récupérations attribuées pour cause de travail effectué un jour férié.

Les droits et devoirs du personnel de surveillance

Le règlement de travail doit définir les droits et devoirs du personnel de surveillance. On sous-estime souvent l’importance de cette mention. Il est en effet recommandé de reprendre dans le règlement de travail une description détaillée et circonstanciée des mesures de contrôle que l’employeur peut utiliser. Lorsque l’employeur utilise une mesure déterminée non reprise dans le règlement de travail, on risque en effet de considérer la mesure comme illégale. C’est pourquoi il est conseillé de mentionner dans le règlement, par exemple, l’existence d’un contrôle des entrées et des sorties au cours duquel les vêtements et les biens des travailleurs peuvent être fouillés, l’utilisation de caméras et les modes de contrôle sur l’utilisation du réseau Internet et des courriers électroniques.

Les sanctions disciplinaires

La plupart des règlements de travail déterminent de manière classique les peines, le montant et l’affectation des amendes et les manques qu’elles punissent. Les règlements de travail contiennent aussi une description de la procédure disciplinaire et notamment du recours que les travailleurs peuvent introduire s’ils souhaitent formuler une plainte ou faire une remarque au sujet des sanctions disciplinaires que l’employeur leur a infligées.

Les sanctions disciplinaires possibles sont, par exemple, la réprimande verbale, l’avertissement écrit et le licenciement (pour motif grave ou non). La dégradation et la mutation semblent moins souhaitables, puisque ces sanctions peuvent être assimilées à une modification unilatérale et substantielle d’une condition de travail essentielle, qui, le cas échéant, peut être considérée comme une rupture de contrat à charge de l’employeur. Tout cela doit être apprécié de manière concrète. Il est manifeste que l’amende est entrée en désuétude en tant que sanction disciplinaire.

En tout cas, il est recommandé d’énumérer toutes sanctions disciplinaires possibles dans le règlement de travail. L’article 16 de la loi sur les règlements de travail stipule en effet que seules les sanctions définies par ce règlement peuvent être infligées.

Attention!

Au point de vue de la procédure disciplinaire, la loi sur les règlements de travail stipule que les sanctions doivent être notifiées par l’employeur au(x) travailleur(s) concerné(s) au plus tard le premier jour ouvrable suivant la constatation de la faute. Cette sanction est prescrite sous peine de nullité. Autrement dit, si la sanction devait ne pas être infligée à temps, le travailleur pourra la faire annuler et elle sera réputée n'avoir jamais été infligée. Conformément à la décision de la Cour de Cassation, l’employeur n’est pas obligé de notifier cette décision par écrit au travailleur (Cass. 10 octobre 1994, J.T.T. 1995, 227). L’article 17 de la loi relative aux règlements de travail ne prescrit pas, sous peine de nullité, d’exigences de forme qui devraient être suivies lors de la mise au courant d’une sanction. Bien entendu, l'employeur a tout intérêt cependant à informer le travailleur à temps et par écrit de la sanction, puisqu'il incombe à l'employeur de prouver que la sanction a été infligée en temps opportun. La loi oblige aussi l’employeur à inscrire la peine infligée dans un registre reprenant, en plus du nom du travailleur concerné, la date, le motif et la nature de la peine. Si une amende a été infligée, il convient d’en mentionner le montant. Cette inscription au registre doit avoir lieu avant la date du paiement de la rémunération suivante. L’employeur est tenu de présenter le registre aux fonctionnaires compétents (inspection des lois sociales) si ceux-ci le demandent.

Politique préventive en matière d’alcool et de drogues

La CCT n° 100 a été conclue au sein du Conseil national du travail le 1er avril 2009. Cette convention traite de la politique préventive en matière d’alcool et de drogues dans les entreprises. Elle a des conséquences sur le contenu du règlement de travail.

Cette CCT nationale s’applique à tous les employeurs et à tous les travailleurs du secteur privé.

La CCT n° 100 est une convention-cadre qui énumère les conditions minimales auxquelles doit répondre une politique préventive en matière d’alcool et de drogues. L’accent est porté sur la prévention de l’abus d’alcool et de drogues dans l’entreprise.

Elle est entrée en vigueur le 1er avril 2009 mais les entreprises avaient jusqu’au 1er avril 2010 pour développer une politique préventive en matière d’alcool et de drogues.

Elle offre notamment aux entreprises la possibilité de réaliser des tests de dépistage d’alcool et de drogues dans l’entreprise. Cependant, même les entreprises qui ne veulent pas autoriser la réalisation de tels tests en leur sein doivent implémenter en partie cette nouvelle réglementation.

La CCT n° 100 comprend deux phases: chaque entreprise est obligée au minimum de mettre en oeuvre la première phase,la deuxième étant facultative.

La première phase (obligatoire)

La plus grande nouveauté de la CCT n° 100 est d’obliger chaque employeur à introduire une politique préventive en matière d’alcool et de drogues dans son règlement de travail.

Dans cette première phase obligatoire, l’employeur détermine les points de départ et les objectifs de sa politique en matière d’alcool et de drogues, ainsi qu’une déclaration de politique ou d’intention en la matière (article 3, §3). Cette déclaration peut différer d’employeur à employeur. L’employeur dispose de la marge de manœuvre suffisante pour adapter sa politique en la matière à la taille de l’entreprise, à la nature de ses activités et aux risques spécifiques auxquels sont exposés certains groupes de personnes.

Ainsi, les secteurs commerciaux pourront faire l’objet d’une attention particulière, par rapport à la consommation d’alcool liée au travail, au cours des déjeuners d’affaires par exemple. Dans le secteur logistique, une politique particulière peut être menée à l’égard des chauffeurs.

Tous les employeurs sont donc obligés de prendre une initiative et d’au moins déterminer les points de départ de leur politique avant de les traduire en une déclaration d’intention ou de politique qui sera reprise dans le règlement de travail.

La déclaration de politique doit au préalable être communiquée pour avis aux travailleurs (conseil d’entreprise, comité pour la prévention et la protection au travail), après consultation du service externe de prévention et de protection. L’avis du service externe est également communiqué aux travailleurs. Dans un délai de quinze jours, les travailleurs ont la possibilité de formuler des remarques ou avis à ce sujet au service externe de prévention, qui les communique à son tour à l’employeur. De son côté, l’employeur met à la disposition des travailleurs un registre dans lequel ils peuvent formuler leurs remarques.

Cette déclaration de politique doit ensuite être publiée dans le règlement de travail, sans qu’il soit nécessaire de suivre la procédure ordinaire de modification du règlement de travail.

Toutes les entreprises étaient obligées de respecter cette partie de la CCT n° 100 au plus tard le 1er avril 2010.

La deuxième phase (facultative)

Dans une deuxième phase, et uniquement si la réalisation des points de départ et des objectifs définis dans la première phase l’exige, l’employeur peut concrétiser plus avant ces points de départ et objectifs.

En d’autres termes, l’employeur n’est pas tenu de traduire sa politique dans des mesures concrètes: il peut le faire mais uniquement si c’est indispensable pour réaliser cette politique. Voici un bref aperçu des possibilités qui s’offrent à l’employeur dans ce cadre.

L’employeur peut (article 3, § 4 et 5):

  1. instituer des règles concernant:
    • la disponibilité (ou non) d’alcool au travail;
    • l’introduction dans l’entreprise d’alcool et de drogues;
    • la consommation d’alcool et de drogues dans le contexte professionnel;
  2. déterminer les procédures qui doivent être suivies lors de la constatation d’un dysfonctionnement au travail à la suite d’un abus possible d’alcool ou de drogue ou lors de la constatation d’une infraction aux règles;
  3. fixer la méthode de travail et la procédure qui doivent être suivies en cas de constatation d’une incapacité de travailler d’un travailleur, en ce qui concerne le transport de l’intéressé chez lui, son accompagnement et le règlement des dépenses.

Si le fait de soumettre des travailleurs à des tests de dépistage d’alcool ou de drogues fait partie de la politique préventive dans l’entreprise, l’employeur doit fixer les règles qui doivent être respectées. Il s’agit plus précisément:

  • de la nature des tests qui peuvent être appliqués;
  • des groupes cibles de travailleurs qui peuvent être soumis aux tests;
  • des procédures qui doivent être suivies lors de l’application de ces tests;
  • des personnes compétentes pour appliquer ces tests;
  • du moment où des tests peuvent être appliqués;
  • des conséquences possibles d’un résultat de test positif.

Les tests de dépistage d’alcool ou de drogues sont uniquement autorisés à des fins de prévention et ne peuvent être appliqués qu’avec l’autorisation de l’intéressé.

Toutes les mesures prévues dans le cadre de la deuxième phase doivent être discutées par le comité de prévention et de protection au travail et par le conseil d’entreprise. En outre, ces dispositions doivent être reprises dans le règlement de travail.

Contrairement à la première phase, les mesures de la deuxième phase doivent être intégrées dans le règlement de travail en suivant la procédure de modification prévue.

Règles concernant la détermination des délais et des indemnités de préavis

Depuis le 1er janvier 2014, de nouveaux délais de préavis et indemnités de préavis s’appliquent à tous les travailleurs (ouvriers ou employés).

S’il est fait mention dans le règlement de travail des délais et indemnités de préavis qui doivent être pris en compte, et qu’il n’est pas fait référence à la loi relative aux contrats de travail du 3 juillet 1978, le règlement de travail doit obligatoirement être adapté aux nouvelles règles de la loi.

Tout règlement de travail doit en effet mentionner les règles relatives à la détermination des délais de préavis ou le renvoi vers les dispositions légales en la matière. Pour appliquer le règlement de travail à ces nouvelles règles de la loi, il n’est pas nécessaire de respecter la procédure de concertation habituelle prévoyant une concertation avec le conseil d’entreprise/les travailleurs (cf. infra). Il est obligatoire de transmettre à chaque travailleur une copie du nouveau règlement de travail. L’employeur veillera à avoir une preuve écrite de la réception par tous les travailleurs du présent règlement de travail adapté. Si une copie du règlement de travail n’a pas été transmise au travailleur, ce règlement ne pourra pas s’appliquer à ce travailleur. Par ailleurs, il est également obligatoire d’avertir la direction du respect des lois sociales (Inspection sociale) de cette modification du règlement de travail

Aspects psychosociaux

La nouvelle législation relative à la prévention des risques psychosociaux au travail a été publiée au Moniteur belge le 28 avril 2014 (entrée en vigueur à partir du 1er septembre 2014).

Cette législation prescrit notamment aux employeurs la reprise de certains éléments dans leur règlement de travail, à savoir:

  • une déclaration de principe/politique au sein de l’entreprise;
  • la procédure en matière de risques psychosociaux;
  • les coordonnées de la personne de confiance dans l’entreprise et du conseiller en prévention des aspects psychosociaux ou du service externe de prévention et de protection au travail.

Modalités d'accès des équipements sociaux

L’arrêté royal du 10 novembre 2012 fixant les exigences de base générales auxquelles les lieux de travail doivent répondre stipule que les heures et les modalités d’accès aux équipements sociaux doivent être mentionnées dans le règlement de travail, ceci après avis du Comité pour la prévention et la protection au travail. 

Par équipements sociaux, il faut entendre notamment les toilettes, les douches, les lavabos, les vestiaires, les réfectoires et les locaux destinés aux travailleuses enceintes ou à celles qui allaitent leur enfant. 

Si ces mentions obligatoires ne sont pas reprises dans le règlement du travail, l’employeur peut se voir infliger une amende pénale de 800 à 8.000 euros ou une amende administrative de 400 à 4.000 euros. Ces sanctions peuvent être aggravées si l’absence de mention entraîne un dommage pour la santé ou un accident du travail.

Les mentions facultatives

Le contenu du règlement de travail ne doit pas se limiter strictement aux mentions obligatoires imposées par la législation. La loi sur les règlements de travail stipule en effet que le règlement de travail peut également contenir toutes les autres dispositions sur lesquelles le travailleur et l’employeur ont conclu un accord.

Les mentions facultatives utiles suivantes peuvent être reprises dans le règlement de travail.

  • Le règlement de travail peut obliger le travailleur à mettre son employeur directement au courant des modifications de son adresse et de sa situation familiale, par exemple. Ces données sont non seulement importantes pour l’administration des salaires, mais aussi, par exemple, dans le cadre de la procédure de licenciement, la correspondance devant être envoyée à l’adresse exacte du travailleur.
  • Le règlement de travail peut également obliger le travailleur à communiquer immédiatement, en cas d’accident, certaines données à l’employeur, comme le lieu de l’accident, l’ampleur et la cause du sinistre. Cette obligation ne s’inscrit pas seulement dans la politique de prévention de l’entreprise, mais elle peut également aider l’employeur à déterminer la responsabilité des personnes impliquées.
  • Il est également recommandé de reprendre dans le règlement de travail une disposition qui oblige le travailleur à remettre un certificat médical à l’employeur en cas de maladie ou d’accident, dans un délai défini (par exemple 48 heures) suivant son absence. La loi sur les contrats de travail stipule en effet que le travailleur est seulement tenu de justifier son absence par la remise d’un certificat médical si cette obligation est reprise dans le règlement de travail ou une CCT ou si l’employeur l’en a prié. Si cette obligation est reprise dans le règlement de travail, on peut préciser quelles mentions le certificat doit contenir, comme la durée de l’incapacité de travail, etc.
  • Toujours dans ce contexte, un règlement de travail en application de la Loi sur le statut unique (du 26 décembre 2013) peut stipuler que le travailleur en incapacité de travail doit être disponible à son domicile ou en un lieu de résidence communiqué à l’employeur pour une visite du médecin-contrôleur, et ce, pendant une période de temps déterminée (jusqu’à 4 heures consécutives au maximum, entre 7 h et 20 h). Si le travailleur est absent/n’est pas disponible au moment du contrôle éventuel, il perd automatiquement le droit au salaire garanti pour la période précédant ce contrôle.

Il arrive de plus en plus souvent qu’à la demande des travailleurs, les règlements de travail mentionnent toutes sortes de procédures à suivre en cas de licenciement. L’exemple classique est la clause qui stipule que, préalablement à un licenciement (pour motif grave), l’employeur doit informer la délégation syndicale ou entendre le travailleur. L’employeur doit en tout cas faire preuve de circonspection face à de telles procédures, qui sont certes initialement reprises dans le règlement de travail avec beaucoup de bonne volonté, mais que l’on perd souvent de vue après un certain temps.

Un arrêt de la Cour du travail d’Anvers du 11 mars 1998 (J.T.T. 1999, 645) en est la preuve. Dans cette cause, qui a été soumise à l’avis de la Cour, un employeur avait licencié un travailleur pour faute grave, sans respecter toutefois la disposition du règlement qui prévoyait que les sanctions disciplinaires, comme le licenciement pour faute grave, ne pouvaient être appliquées qu’après avoir entendu le travailleur concerné. La Cour a estimé que, comme l’employeur n’avait pas entendu le travailleur avant le licenciement, le licenciement pour motif grave était illégal. Le travailleur pouvait donc avoir droit à une indemnité de rupture.

Schéma