Le début de la relation de travail Le règlement de travail

Particularités

Ici sont abordés plusieurs aspects du règlement de travail qui semblent moins bien connus et qui méritent cependant quelques explications.

Formalités lors de l’introduction ou de la modification du règlement de travail

Dès que la procédure d’instauration ou de modification du règlement de travail est terminée, un certain nombre de formalités particulières doivent encore être remplies. 

Quelle que soit la procédure suivie, le règlement (ou sa modification) doit en tout cas être daté et signé par l’employeur. Si la procédure impliquait l’intervention du conseil d’entreprise, le règlement (ou sa modification) doit en outre être signé par 2 membres au moins du conseil d’entreprise représentant les travailleurs.

En outre, le règlement ou la modification du règlement existant doit comprendre l’attestation que les travailleurs ont été régulièrement consultés. Cette attestation est une déclaration de l’employeur dans laquelle il confirme que les travailleurs ont été consultés suivant la procédure en vigueur. L’employeur a intérêt de faire signer cette attestation par le secrétaire du conseil d’entreprise par exemple, ou par deux représentants des travailleurs du conseil d’entreprise. Cette attestation est une condition de forme obligatoire pour que l’on puisse parler d’un règlement de travail valide.

L’employeur doit donc s’assurer, à chaque phase de la procédure, qu’il a recueilli la preuve que les travailleurs sont d’accord avec la façon dont la procédure est suivie. Au terme de la procédure d’instauration ou de modification, l’employeur doit en outre envoyer une copie du règlement de travail à l’inspection des lois sociales compétente dans les 8 jours suivant l’entrée en vigueur du règlement ou de ses modifications.

La loi prévoit enfin aussi que chaque travailleur doit pouvoir consulter le règlement définitif dans un lieu d’accès facile, à tout moment et sans intermédiaire. L’employeur doit d’ailleurs remettre aussi un exemplaire du règlement de travail à chaque travailleur. Si le travailleur accomplit un travail d’étudiant, l’employeur doit lui faire signer un récépissé.

Si l'employeur ne respecte pas les règles relatives à la publication du règlement de travail, il est passible d’une sanction de niveau 2 conformément à l'article 203 du code pénal social (à savoir une amende de 400 euros à 4000 euros ou une amende administrative de 200 euros à 2000 euros). 

Télétravail et/ou Travail à domicile

Comme de plus en plus d’employeurs occupent des télétravailleurs ou travailleurs à domicile, il n’est pas sans importance d’examiner quelles en sont les conséquences pour le règlement de travail. On entend par « travailleurs à domicile » les ouvriers et employés qui accomplissent du travail contre salaire sous l’autorité d’un employeur, à leur domicile ou en tout autre endroit choisi par eux, sans être sous la surveillance ou le contrôle direct de cet employeur. Le travailleur qui ne fournit ses prestations de travail que partiellement à domicile est également considéré comme un travailleur à domicile. Selon la CCT n°85, les télétravailleurs sont des travailleurs effectuant des activités en utilisant des technologies de l'information. Ces activités pourraient en principe également être effectuées sur le site de l'entreprise, mais sont désormais effectuées par ces travailleurs de manière régulière et non fortuite en dehors du site de l'entreprise. 

Le règlement de travail de l’entreprise qui emploie des travailleurs à domicile doit tout d’abord contenir une disposition spéciale. La loi sur les règlements de travail stipule, en effet, qu’en ce qui concerne les travailleurs qui ne sont présents dans les locaux de l’entreprise que pour y prendre des matières premières et tous les autres objets et documents relatifs à leur travail ou pour y apporter le fruit de leur travail ou tout autre document y afférent, la mention du début et de la fin de la journée de travail ordinaire est remplacée par la mention des jours et heures où les locaux sont accessibles.

En outre, un exemplaire du règlement de travail doit être disponible à l’endroit où le travailleur à domicile effectue ses prestations. La loi stipule en effet que l’employeur est obligé de déposer une copie du règlement de travail à chaque endroit où il emploie des travailleurs.

Concrètement, il est peu probable que l'employeur puisse exercer pratiquement tout contrôle sur le fait que le travailleur à domicile conserve ou non une copie du règlement de travail à domicile.

Dans le contrat de travail du travailleur à domicile, l’employeur aurait donc tout intérêt à faire confirmer explicitement à ce travailleur qu’il fera tout ce qui est nécessaire pour que le texte du règlement de travail soit disponible à son domicile. Une autre possibilité de donner à l'employeur plus de certitude quant au respect de son obligation de disposer également d'une copie du règlement de travail disponible sur le lieu de travail des travailleurs à domicile, pourrait par exemple être que l'employeur permette de consulter le règlement de travail via Intranet pour que le règlement de travail soit également consultable à tout moment depuis le domicile du travailleur à domicile. 

Ici se pose aussi la question de savoir dans quelle mesure le travailleur à domicile doit être impliqué dans la procédure de modification du règlement de travail. En effet, la loi sur les règlements de travail stipule que l’avis avec indication du lieu où le règlement de travail peut être consulté doit être affiché à un endroit visible et accessible. La même disposition ajoute que les avis et les projets de règlements devant être publiés dans le cadre de la procédure de modification du règlement de travail doivent être affichés au même endroit. Par conséquent, ces avis doivent également être affichés à un endroit visible et accessible pour les travailleurs à domicile. On peut donc admettre que l’affichage doit également se faire au lieu de l’emploi du travailleur à domicile. Ce qui est d’autant plus vrai pour les travailleurs à domicile qui travaillent exclusivement chez eux. Il est conseillé à l’employeur, s’il y a lieu, d’envoyer par courrier recommandé aux travailleurs à domicile un projet de modification du règlement de travail, de les inviter dans le courrier d’accompagnement d’envoyer par courriel éventuellement leurs commentaires sur ce projet de règlement de travail, et par la suite d’envoyer également par courrier recommandé à ces travailleurs de domicile une copie du texte définitivement adopté du règlement du travail révisé. 

Conformément à l'article 10 §2 de la loi sur les règlements de travail, le règlement de travail peut déterminer les périodes pendant lesquelles les travailleurs peuvent ou non exercer le télétravail à la demande de l'employeur. Cependant, il ne s'agit en aucun cas d'une mention obligatoire à inclure dans le règlement de travail. L’employeur pourrait également utiliser le règlement de travail pour se conformer aux diverses obligations en matière d’information énoncées dans la CCT n° 85 sur le télétravail (telles qu’informer les télétravailleurs au sujet des conditions de travail ou au sujet de la politique en matière de sécurité et de santé consécutive à l’utilisation d’écrans, etc.). Étant donné qu’il n’est pas toujours évident pour l’employeur de modifier ultérieurement le règlement de travail, il est toutefois recommandé dans la plupart des cas qu’un employeur respecte ces obligations en matière d’information, par exemple dans une politique et non dans le règlement de travail. 

Si l'employeur souhaite introduire le télétravail occasionnel dans l'entreprise, il peut définir un cadre pour ce télétravail occasionnel dans une CCT ou dans le règlement de travail. Cependant, ceci n'est pas une obligation pour l'employeur. Toutefois, si l'employeur fournit un cadre pour ce télétravail occasionnel, ce cadre doit contenir un certain nombre de mentions obligatoires (telles que notamment la liste des fonctions ou activités au sein de l'entreprise pour lesquelles le télétravail occasionnel est possible, la procédure à suivre pour demander et faire approuver le télétravail occasionnel, ...). L’avantage d’établir un tel cadre par l’employeur est qu’en ce qui concerne les modalités du télétravail occasionnel, il est simplement possible de faire référence à ce cadre sans avoir à conclure un accord écrit individuel avec chaque travailleur qui demande un télétravail occasionnel. 

Travailleur protégé contre le licenciement en raison de la formulation d’une remarque lors de la rédaction du règlement de travail

Conformément à l’article 12quater de la loi relative aux contrats de travail, un travailleur émettant une remarque relative à la rédaction du règlement de travail, dans le cadre de l’introduction de ce que l’on appelle la petite flexibilité ou de la prolongation de la période de référence où la durée de travail hebdomadaire moyenne doit être respectée, dans le registre prévu à cet effet, est protégé contre le licenciement pour une période de 6 mois à dater de la formulation de cette remarque.

Tous les travailleurs qui formulent une remarque relative au projet de règlement de travail ne sont donc pas protégés contre un licenciement (Cour du travail Bruxelles, 18 avril 2006, Chron. Dr. soc. 2007, 25 et tribunal du travail Namur 1er février 2013, J.T.T. 2013, afl. 1154, 166). Seul un travailleur qui a fait une remarque conformément à l’article 20bis §1 du dernier alinéa de la loi sur le travail ou conformément à l’article 26bis§1, troisième alinéa de la loi sur le travail dans le registre prévu à cet effet, ne peut pas faire l’objet d’un licenciement pendant une période de 6 mois après avoir formulé cette remarque, sauf pour des raisons totalement étrangères à la formulation de cette(ces) remarque(s).

L’employeur doit apporter la preuve en cas de licenciement au cours de la période de protection susmentionnée que les raisons motivant le licenciement sont en effet étrangères à la formulation de cette(ces) remarque(s). Si l’employeur ne parvient pas à fournir ces preuves, il devra payer une indemnité forfaitaire équivalente à 6 mois de salaire, et ce, en sus des indemnités dues en raison de la rupture du contrat de travail. 

Toutefois, aucune cotisation de sécurité sociale n'est due sur cette indemnité. L’indemnité sera taxée de la même manière qu’une indemnité de préavis. L’employeur devra donc prendre les mesures nécessaires pour retenir le précompte professionnel sur cette indemnité.