Pendant la durée du contrat de travail La rémunération

Les chèques-repas

Dans la pratique, il y a surtout discussion pour savoir si les chèques•repas (sous forme papier ou électronique) doivent être, dans le cadre de la problématique des cotisations de sécurité sociale, considérés ou non comme salaire. En principe, les chèques-repas doivent être considérés comme un salaire et des cotisations de sécurité sociale doivent donc être payées, tant par l’employeur que par le travailleur, sauf si les conditions suivantes sont toutes remplies simultanément.

L’avantage des chèques-repas doit être octroyé
aux travailleurs en vertu d’une CCT ou d’un contrat
individuel écrit

Les chèques-repas doivent être attribués par une convention collective de travail conclue au niveau sectoriel ou de l’entreprise.

L’avantage des chèques-repas peut être également repris dans un contrat individuel (contrat de travail ou annexe au contrat de travail), mais uniquement si aucune convention collective de travail ne peut être conclue dans l’entreprise à défaut de délégation syndicale ou si les chèques-repas sont attribués à une catégorie de personnel pour laquelle il n’est pas coutume de fixer les conditions de travail dans des conventions collectives de travail (par exemple, les cadres de certaines entreprises). Si l’octroi des chèques-repas est réglé par contrat individuel pour un travailleur appartenant à une telle catégorie de personnel, le montant du chèque-repas ne peut toutefois pas dépasser le montant octroyé par convention collective de travail au sein de la même entreprise, qui fixe la valeur nominale maximale du chèque-repas.

Le nombre de chèques-repas octroyés

Le nombre de chèques-repas octroyés doit être égal au nombre de jours où le travailleur a effectivement fourni des prestations de travail. Cela implique automatiquement qu’aucun chèque-repas ne peut être attribué lorsque le travailleur est en vacances, qu’il est malade ou pour les jours fériés.

On ne soulignera jamais assez l’importance de cette règle. C’est un point qui est très régulièrement contrôlé, notamment par l’inspection sociale. Dans la pratique, trois problèmes se posent concernant l’application de cette règle générale et impitoyable.

Qu’en est-il des travailleurs à temps partiel?

Les travailleurs à temps partiel ont droit à un chèque-repas par jour de travail effectif, quel que soit le nombre d’heures prestées ce jour-là.

Qu’en est-il des travailleurs sous un régime de travail à temps partiel selon des horaires variables?

Il s’agit des travailleurs qui travaillent en moyenne un certain nombre d’heures par semaine, ce qui implique que leurs prestations de travail peuvent se concentrer sur des jours bien déterminés. Prenons un exemple: quelqu’un travaille 20 heures par semaine, mais concentre ce travail sur 2 jours. Vu la règle générale, le travailleur concerné n’a alors droit qu’à 2 chèques-repas. En revanche, il est parfaitement possible qu’un autre travailleur preste exactement le même nombre d’heures, mais les étale, par exemple, sur 4 jours. Bien que celui-ci travaille également 20 heures par semaine, il recevra 4 chèques-repas.

Pour corriger cette injustice, les entreprises ont la possibilité d’utiliser une formule de comptage alternative. Selon cette formule alternative, le nombre de jours pendant lesquels les prestations de travail sont effectivement fournies est calculé en divisant le nombre total d’heures effectivement prestées du travailleur pendant le trimestre par le nombre normal d’heures de travail par jour dans l’entreprise. Si le résultat de cette opération est un chiffre décimal, il sera arrondi à l’unité supérieure. Si le nombre ainsi obtenu est supérieur au nombre maximal de jours prestables de la personne de référence durant le trimestre, il sera limité à ce dernier montant.

Les entreprises qui souhaitent appliquer ce mode de calcul alternatif doivent l’établir par convention collective de travail. Les entreprises n’ayant ni conseil d’entreprise, ni comité de prévention, ni délégation syndicale peuvent inscrire le mode de calcul alternatif dans le règlement de travail. Cette convention collective de travail ou ce règlement du travail doivent par ailleurs déterminer le nombre normal d’heures par jour de la personne de référence et le mode de calcul du nombre maximal de jours prestables de la personne de référence durant le trimestre.

Le problème de l’attribution forfaitaire

Au lieu de consigner le nombre de jours prestés effectivement par chaque travailleur, de nombreuses entreprises ont l’habitude de partir d’une estimation forfaitaire du nombre de jours de travail par an et d’attribuer en fonction de cela un nombre forfaitaire de chèques-repas au début de l’année. Exemple: une entreprise déterminée estime qu’il y a en moyenne 220 jours de travail et attribue donc 220 chèques-repas. Cela a naturellement pour conséquence que certains travailleurs reçoivent trop de chèques-repas parce qu’ils n’ont pas travaillé 220 jours sur l’année en raison des maladies et/ou des vacances. Et d’un autre côté, il est également possible que d’autres travailleurs reçoivent trop peu de chèques-repas.

Si le travailleur reçoit plus de chèques-repas que le nombre de jours de travail effectivement prestés, ces chèques•repas excédentaires sont considérés comme un salaire. Si le travailleur reçoit moins de chèques-repas que le nombre de jours où il a effectivement fourni des prestations, le montant fictif de l’intervention de l’employeur dans le manque de chèques reçus est considéré comme un salaire sur lequel l’employeur doit payer des cotisations de sécurité sociale.

Le fait d’avoir attribué un nombre excessif ou insuffisant de chèques-repas doit être considéré au terme du premier mois suivant le trimestre auquel les chèques-repas se rapportent.

La distribution mensuelle

Jusqu’il a peu, les chèques-repas sur support papier étaient remis chaque mois, en à une ou plusieurs reprises, au travailleur. Depuis le 1er octobre 2015, les chèques-repas sont également entrés dans l’ère numérique: le système des chèques-repas électroniques dont la valeur est reprise sur une carte de paiement est en vigueur. Depuis le 1er janvier 2015, seulement les chèques-repas électroniques sont employés.

Les chèques-repas électroniques sont crédités chaque mois, en une ou plusieurs fois, sur le compte chèque-repas du travailleur en fonction du nombre de jours de ce mois pendant lesquels le travailleur fournira vraisemblablement des prestations. Ces chèques-repas sont considérés avoir été octroyés au travailleur au moment où le compte chèque-repas de celui-ci a été crédité.

Au plus tard le dernier jour du premier mois qui suit le trimestre, le nombre de chèques-repas est régularisé en fonction du nombre de jours pendant lesquels le travailleur a fourni des prestations durant le trimestre.

Remise des chèques-repas au nom du travailleur

Les chèques-repas doivent être délivrés au nom du travailleur. Cette condition est censée être remplie lorsque l’attribution du chèque-repas et les données s’y rapportant (nombre de chèques-repas, montant brut des chèques-repas diminué de la part personnelle du travailleur) apparaissent sur le compte individuel du travailleur.

Validité des chèques-repas

Le chèque-repas électronique a une durée de validité limitée à un an, à compter du moment où il est crédité sur le compte. Il ne peut servir qu’à l’achat d’aliments prêts à être consommés. Lorsqu’un travailleur perd sa carte électronique ou lorsque celle-ci est volée et que, dès lors, il la fait bloquer, la durée de validité des chèquesrepas est prolongée de 10 jours.

Montant de l’intervention de l’employeur et du travailleur

L’intervention de l’employeur dans le montant du chèque•repas peut s’élever au maximum à 6,91 euros par chèque-repas. L’intervention du travailleur s’élève à 1,09 euro au moins. Les chèques-repas impliquant une intervention de l’employeur de plus de 6,91 euros ou une intervention du travailleur de moins de 1,09 euro ont valeur de salaire.

Conditions en termes de remplacement ou de cumul

Le chèque-repas ne peut pas être octroyé en remplacement ou en conversion de la rémunération, de primes, d’avantages en nature ou d’un quelconque autre avantage, sauf si le chèque-repas a été octroyé en remplacement ou en conversion d’éco-chèques qui ne sont soumis à aucune cotisation de sécurité sociale.

Les chèques-repas ne peuvent pas être cumulés avec l’avantage de repas servis à un prix inférieur au prix coûtant dans le restaurant d’entreprise, sauf si le chèque-repas est intégralement consacré à l’achat de ce repas. Le chèque-repas ne peut pas non plus être cumulé avec une indemnité forfaitaire pour un même repas pour un même jour.

Conditions supplémentaires liées aux chèques-repas électroniques

Outre les conditions précitées, les chèques-repas doivent simultanément répondre aux conditions suivantes afin de ne pas être considérés comme de la rémunération:

  1. Le nombre de chèques-repas électroniques et le montant brut que cela représente, moins l’intervention personnelle du travailleur, doivent être mentionnés sur la fiche de salaire.
  2. Avant l’utilisation des chèques-repas électroniques, le travailleur peut vérifier le solde et la durée de validité des chèques-repas qui lui ont été octroyés et qui n’ont pas encore été utilisés.
  3. Le choix des chèques-repas électroniques est réglé par voie d’une convention collective de travail conclue au niveau de l’entreprise, éventuellement dans le cadre d’une convention collective de travail sectorielle. Si une telle convention ne peut être conclue en raison de l’absence de délégation syndicale ou s’il s’agit d’une catégorie de personnel qu’il n’est pas habituel de reprendre dans une telle convention, le passage aux chèques-repas électroniques est réglé par voie d’une convention écrite individuelle.
    Les modalités de la réversibilité de ce choix ainsi que les modalités et les délais de changement du mode de paiement des chèques-repas sont fixés dans une convention collective de travail au niveau de l’entreprise, éventuellement dans le cadre d’une convention collective de travail sectorielle ou du règlement de travail lorsque le choix des chèques-repas électroniques est réglé par une convention écrite individuelle.
    À défaut de convention collective de travail et d’une disposition dans le règlement de travail relative aux modalités de la réversibilité du choix, le choix des chèques-repas électroniques est valable pour au moins trois mois.
    L’employeur et le travailleur peuvent toutefois modifier leur choix moyennant le respect d’un délai de préavis d’un mois. Ce délai de préavis prend cours le premier jour du mois suivant le mois au cours duquel le préavis a été notifié.
    Des règles particulières s’appliquent aux travailleurs ressortissant à la commission paritaire du travail intérimaire.
  4. Les chèques-repas électroniques peuvent uniquement être mis à disposition par une entreprise agréée.
  5. L’utilisation des chèques-repas sous forme électronique ne peut engendrer aucun frais pour le travailleur, sauf en cas de vol ou de perte, sous les conditions à prévoir dans la convention collective de travail au niveau sectoriel ou de l’entreprise, ou dans le règlement de travail lorsque le choix des chèques-repas électroniques est réglé par une convention écrite individuelle. Dans tous les cas, le coût d’un support de remplacement (carte de paiement) en cas de vol ou de perte ne pourra pas dépasser la valeur nominale d’un chèque-repas.

Attention!

Il convient de souligner vivement que le fait de ne pas remplir ne fût-ce qu’une seule des conditions mentionnées ci-dessus a pour effet que le(s) chèque(s)-repas est/sont considéré(s) sur un plan juridique en matière de sécurité sociale comme un salaire et que des cotisations de sécurité sociale doivent être payées sur l’intervention de l’employeur dans le(s) chèque(s).

Bien que nous ayons expliqué ci-dessus sous quelles conditions les chèques-repas bénéficient exceptionnellement d’une exonération des cotisations de sécurité sociale, ces chèques-repas doivent toujours être considérés en droit du travail comme une rémunération. La cotisation patronale dans le chèque est un avantage qui doit dès lors être repris dans la base de calcul d’une indemnité de rupture.