Choix préliminaires Choix en faveur des travailleurs provenant d'autres États membres

Obligation de déclaration Limosa

Depuis le 1er avril 2007, une déclaration obligatoire Limosa s’applique aux travailleurs, indépendants et aux stagiaires étrangers détachés en Belgique. Limosa est l’acronyme de « Landenoverschrijdend Informatiesysteem ten behoeve van MigratieOnderzoek bij de Sociale Administratie » (système d’information transfrontalier en vue de la recherche en matière de migration auprès de l’administration sociale).

Grâce à cette déclaration préalable, le gouvernement belge conserve une meilleure vision de la présence en Belgique de salariés, d'indépendants et de stagiaires étrangers.

Qui est soumis à la déclaration obligatoire ?

Travailleurs détachés

La déclaration obligatoire Limosa s’applique à tous les salariés qui viennent travailler temporairement ou partiellement en Belgique et qui, en principe, ne sont pas soumis à la sécurité sociale belge.

La définition de « travailleur détaché » s’inspire de la définition en droit du travail de la loi du 5 mars 2002 concernant la mise à disposition de travailleurs dans le but de fournir des services, mais couvre un spectre plus large. Il s’agit de travailleurs qui viennent effectuer temporairement en Belgique des prestations de travail contre rémunération et sous l’autorité de leur employeur. Ces travailleurs travaillent habituellement sur le territoire d’un autre pays que la Belgique ou ont été engagées dans un pays autre que la Belgique.

À titre d’exemple : un carreleur roumain au service d’une société roumaine, qui travaille habituellement en Roumaine, vient travailler pendant 3 mois dans un bâtiment en Belgique pour un client belge de son employeur roumain.

Attention ! Les frontaliers ne tombent pas sous le coup de l’obligation de déclaration. Un travailleur frontalier est un travailleur qui vit à l’étranger et qui travaille uniquement en Belgique pour un employeur belge ou étranger et pour une durée indéterminée. Cette catégorie de personnes ne répond pas à la définition des travailleurs détachés.

Les travailleurs qui sont régulièrement au service d’un employeur belge sur le territoire de différents pays, comme les représentants de commerce, ne sont pas visés par ces dispositions et ne sont donc pas soumis à l’obligation de déclaration.

Enfin, l’obligation de déclaration s’impose aux employeurs, personne physique ou morale, qui emploie les travailleurs détachés. Il s’agit de tous les employeurs qui détachent des travailleurs en Belgique, indépendamment du pays où ils sont établis.

Indépendants

L'obligation de déclaration s'applique également aux indépendants qui viennent travailler temporairement ou partiellement en Belgique dans un secteur à risque et qui ne résident pas de façon permanente ou ne sont pas établis en Belgique. Il s'agit de :

  • activités de construction ;
  • activités dans le secteur de la viande
  • activités de nettoyage

Qui est dispensé de déclaration obligatoire ?

À cause de la libre circulation des services, certaines catégories de travailleurs sont exclues du régime de la déclaration Limosa. Le plus souvent, l’exonération est liée à la raison pour laquelle une personne se rend en Belgique et à la durée de son séjour dans le pays.

Les catégories suivantes de salariés et d’indépendants détachés sont dispensées de la déclaration obligatoire.

  1. Les salariés et les indépendants qui travaillent dans le secteur du transport international des personnes ou des marchandises, à moins que ces salariés effectuent des activités de cabotage sur le territoire belge (c’est-à-dire un transport entre 2 lieux en Belgique). Il s'agit ici des conducteurs, pilotes, personnel de cabine, capitaines de navigation intérieure ...Ainsi est dispensée l’entreprise allemande qui va chercher des marchandises en France pour les livrer à un client en Belgique. Mais la même société allemande qui transporte des marchandises de Gand à Bruxelles ne bénéficie pas de cette exonération. 
  2. Les salariés et indépendants qui sont détachés en Belgique pour l’assemblage initial ou la première installation d’un bien, qui constitue une composante essentielle d’un contrat pour la livraison de marchandises. Cet assemblage initial et/ou la première installation doit être nécessaire pour la mise en marche du bien fourni et doit être effectué(e) par les travailleurs qualifiés ou spécialisés de l’entreprise qui fournit le bien,  quand la durée des travaux visés ne s’élève pas à plus de 8 jours. Cette dérogation ne vaut toutefois pas pour certaines activités dans le secteur de la construction. Il s’agit d’activités portant sur des immeubles par nature ou par incorporation et qui visent la réalisation, la remise en état, l’entretien, la modification ou l’élimination de constructions (notamment les travaux d’excavation, les travaux de terrassement, la construction, le montage et le démontage d’éléments préfabriqués...).
  3. Les salariés et indépendants qui travaillent en qualité de techniciens spécialisés chez un employeur établi à l’étranger et qui se rendent en Belgique pour effectuer des travaux d’entretien urgents ou des travaux de réparation urgents à des machines ou des appareils. Ces machines ou appareils ont été livrés par leur employeur ou l’indépendant à l’entreprise établie en Belgique au sein de laquelle les réparations ou l’entretien sont effectués. La longueur de leur séjour nécessité par ces activités ne peut dépasser 5 jours par mois calendrier. Par exemple : quand un instrument de mesure d’un laboratoire belge tombe en panne et que l’on fait venir pendant un jour un technicien du fournisseur espagnol de cet appareil, il n’y a pas de déclaration pour ce technicien. 
  4. Les salariés et indépendants qui viennent en Belgique pour assister à des congrès scientifiques. La dispense vaut pour toute la durée de la présence en Belgique pendant la participation au congrès.
  5. Salariés et indépendants venant en Belgique pour assister à des réunions en cercle restreint. Il n'y a pas d’obligation de déclaration pour assister à des réunions en cercle restreint pour autant que la présence en Belgique à cette fin n’excède pas 60 jours maximum par année calendrier, avec un maximum de 20 jours calendrier consécutifs par réunion. Des exemples de réunions en cercle restreint sont des négociations contractuelles avec un client, la tenue de réunions d’évaluation, de réunions stratégiques… Les jours de voyage ou les jours consacrés au tourisme avant ou juste après la réunion ne sont pas pris en compte.
  6. Les salariés qui travaillent pour un pouvoir public, qu’ils soient statutaires ou contractuels.
  7. Les salariés qui travaillent pour une organisation internationale de droit public établie en Belgique et dont le statut est régi par un traité en vigueur. Il s’agit, par exemple, du personnel de l’OTAN, du Comité international de la Croix-Rouge…
  8. Les membres d’une délégation diplomatique ou consulaire.
  9. Les salariés qui résident à l'étranger, qui y travaillent chez un employeur basé à l'étranger et qui viennent en Belgique pour participer à des compétitions sportives internationales. Cela s'applique également aux arbitres, accompagnateurs, représentants officiels, membres du personnel et toutes autres personnes reconnues par les fédérations sportives internationales ou nationales. Leur séjour en Belgique ne peut excéder la durée de l'épreuve sportive et un maximum de trois mois par année civile.
    Les sportifs indépendants et leurs accompagnateurs indépendants dont la résidence principale n’est pas en Belgique sont également dispensés de la déclaration à la condition qu’ils ne séjournent pas plus de 3 mois dans le pays.
  10. Les artistes de réputation internationale ainsi que leurs accompagnateurs dont la présence est requise en Belgique pour leurs activités, pour autant que leur séjour nécessité par ces activités ne dépasse pas 21 jours par trimestre. Cette exonération s’applique également aux artistes indépendants et à leurs accompagnateurs indépendants qui n’ont pas de résidence principale en Belgique. Par exemple, un peintre français qui expose dans une galerie belge.
  11. Les chercheurs et les membres d’une équipe scientifique résidant à l’étranger et qui travaillent pour une université ou une institution scientifique établie à l’étranger, qui participent en Belgique à un programme scientifique dans une université d’accueil ou une institution scientifique,  pour autant que leur séjour nécessité par ces activités, ne dépasse pas 3 mois par année calendrier. 
  12. Une exception est prévue spécifiquement pour les hommes d’affaires indépendants qui se rendent en Belgique pour autant que la durée du séjour nécessité par leurs activités ne dépasse pas 5 jours par mois calendrier. Les administrateurs et les mandataires de société qui se rendent en Belgique pour y assister à des conseils d’administration et des assemblées générales de sociétés sont également dispensés,  pour autant que la durée du séjour nécessité par ces activités ne dépasse pas 5 jours par mois calendrier.

Quand, comment et par qui la déclaration doit-elle être effectuée ?

La déclaration Limosa peut être effectuée par l’employeur, l’indépendant, le salarié ou même le donneur d’ordre belge. Un préposé de l’employeur étranger peut également effectuer la déclaration, par exemple un secrétariat social. Dans tous les cas, la déclaration doit être faite avant que les activités ne commencent réellement sur le territoire belge.

Il est préférable d'effectuer la déclaration par voie électronique sur le site www.limosa.be, qui contient également toutes les informations concernant la déclaration Limosa. Avant de pouvoir effectuer la déclaration, il faut créer un compte. Lorsque l’employeur, son préposé ou son mandataire est dans l’incapacité de faire cette déclaration Limosa par voie électronique, ils peuvent l’adresser, par fax ou par courrier à l’Office national de sécurité sociale. Mais dans ce cas, la procédure prendra plus de temps.

Si la déclaration est faite par la voie électronique, un accusé de réception (Limosa-1) peut être imprimé immédiatement.

Si la déclaration est faite par courrier ou par fax, l’ONSS enverra également l’accusé de réception par courrier ou par fax.

Les travailleurs détachés, salariés ou indépendants, sont dans l’obligation de produire cet accusé de réception à l’utilisateur final ou au donneur d’ordre belge. S’ils ne peuvent soumettre aucun Limosa-1, le donneur d’ordre belge est tenu de signaler par voie électronique, avant le début de l’occupation de la personne détachée, les données d’identité des personnes qui ne sont pas à même de présenter l’accusé de réception. Cette déclaration est faite sur le site www.socialsecurity.be. Le déclarant reçoit un accusé de réception. S’il s’en abstient, le donneur d’ordre belge peut se voir infliger, avec l’employeur ou l’indépendant, des sanctions pénales ou administratives de niveau 4 ou de niveau 3 selon la nature de l’infraction. Il est donc très important que le donneur d’ordre belge contrôle l’accusé de réception.

En cas de question ou de problème, il est toujours possible de s’adresser du lundi au vendredi de 7 heures à 20 heures au centre de contact Limosa, au numéro 02 788 51 57.

Contenu de la déclaration Limosa

La déclaration des travailleurs détachés contient les éléments suivants :

  1. les données d'identification du salarié : données personnelles, adresse et numéro d'identification (par exemple, numéro de registre national) ;
  2. les données d’identification de l’employeur et de son mandataire si celui-ci effectue la déclaration ;
  3. la date de début et la date de fin du détachement en Belgique ; maximum 24 mois par déclaration ;
  4. le lieu de travail où les prestations seront réellement effectuées en Belgique (jusqu'à 5 lieux dans une seule déclaration) ;
  5. les données d’identification du client ou du donneur d’ordre belge (jusqu'à 10 clients belges dans une seule déclaration).
  6. l'horaire de travail ;
  7. les données d’identification et de contact de la personne de liaison ;
  8. pour les intérimaires, le numéro d’agrément pertinent de l’agence d’intérim étrangère doit être complété
  9. la nature des services doit être transmise
  10. pour les travailleurs d’une entreprise du bâtiment, il faut déclarer si les travailleurs peuvent bénéficier durant leur travail en Belgique d’un régime équivalent au régime belge relatif à l’octroi des timbres fidélité et des timbres intempéries dans le secteur du bâtiment

Si le détachement dure plus longtemps qu’annoncé, une nouvelle déclaration doit être faite avant l’expiration de la durée initialement mentionnée. Si en définitive, le détachement ne se prolonge pas, la déclaration doit être annulée au plus tard le jour où ce détachement aurait commencé.

La procédure à suivre pour cette modification ou cette annulation est identique à celle en vigueur pour la déclaration initiale.

Occupation régulière en Belgique

En pratique, il n’est pas toujours possible ni réalisable de faire une déclaration séparée pour chaque prestation qui est effectuée en Belgique.

C’est pour cette raison qu’il est possible de ne faire qu’une seule déclaration (prolongeable) pour les travailleurs détachés, salariés ou indépendants, qui exercent régulièrement des activités sur le territoire de la Belgique et d’un ou de plusieurs autres pays.

Cette déclaration simplifiée vise les activités qui sont exercées de façon structurelle dans différents pays dont une partie substantielle en Belgique,  en raison de laquelle le salarié ou l'indépendant concerné est présent en Belgique pour de fréquents courts séjours à caractère professionnel. Pensons par exemple à une société française dont les salariés français doivent visiter des clients en France, en Belgique et en Allemagne et qui passent environ 40% de leur temps de travail en Belgique.

La déclaration unique ne s’applique pas à des activités dans le secteur de la construction ou dans le secteur du travail intérimaire. Dans ces secteurs, une déclaration séparée pour toutes les activités doit être effectuée.

La déclaration Limosa unique est valable pour une période de 12 mois au maximum et peut être prolongée chaque fois au terme de cette période pour une période consécutive de 12 mois au maximum.

Désignation d’une personne de liaison

L'employeur qui détache un salarié est obligé de désigner une personne de liaison. La personne de liaison est une personne que les services d'inspection peuvent contacter s'ils souhaitent recevoir des informations sur les travailleurs détachés.

Cette personne de liaison a pour tâche particulière de conserver les documents sociaux des travailleurs détachés et de les mettre à disposition à la demande de l'Inspection. La personne de liaison est tenue de soumettre des documents à l'Inspection du travail sur demande jusqu'à un an après la fin de l'emploi des travailleurs détachés. 

Lorsqu'une déclaration Limosa est faite, les informations suivantes doivent être fournies sur la personne de liaison :

  • les nom, prénom et date de naissance de la personne de liaison (le numéro d’identification auprès de la Sécurité sociale suffit à cet effet) ;
  • la qualité dans laquelle la personne de liaison intervient ;
  • son adresse physique et électronique ainsi qu’un numéro de téléphone auquel cette personne est joignable.

Les documents sociaux

Les employeurs belges sont tenus de conserver un certain nombre de documents sociaux, tels que le règlement du travail, un compte individuel, un registre du personnel ... En vertu de la législation sur le détachement, l'employeur étranger qui détache des travailleurs ici devrait en principe également être tenu de conserver les mêmes documents sociaux. Une dérogation a cependant été prévue quand une déclaration Limosa est effectuée.

Document Soumis à Limosa Dispensé de Limosa
Règlement de travail Dispense pendant 12 mois Dispense pendant 12 mois
Rédaction et conservation contrats à temps partiel
Publicité horaires contrats à temps partiel et conservation des modifications
Registre (spécial) du personnel
Contrat d’occupation d’étudiant
Contrat d’occupation de travailleurs à domicile
Convention d’immersion professionnelle
Contrat de travail à temps partiel
Registre des présences
Registre des régimes de temps de travail
Compte individuel Dispense pendant 12 mois moyennant présentation d’un document comparable Dispense
Fiche de salaire Dispense pendant 12 mois Dispense

Les employeurs qui ont fait une déclaration Limosa sont dispensés pendant les 12 premiers mois du détachement de l’obligation de constituer et de conserver un règlement du travail, un registre du personnel et les documents de contrôle pour les travailleurs à temps partiel. Une exonération est encore prévue durant cette même période de douze mois pour plusieurs documents sociaux qui concernent le salaire (compte individuel et fiche de salaire par période de paiement), à la condition que des documents analogues aient été établis en vertu de la législation du pays d’origine. Si l’employeur ne dispose pas de ces documents, il doit établir un compte individuel et une fiche de salaire.

Les documents comparables doivent être tenus à la disposition des services d’inspection et doivent leur être envoyés à leur demande. Les services d’inspection peuvent demander ces documents dans un délai de 1 an après la fin du détachement.

Sous certaines conditions, certaines des catégories exemptées de la déclaration Limosa sont également dispensées de l'obligation de mettre à la disposition des services d’inspection des documents comparables.